Datenschutz

Datenschutzerklärung

Schoen Software UG (haftungsbeschränkt)

Stand: 09.08.2026

1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Schoen Software UG (haftungsbeschränkt)
Schönfließer Str. 21
10439 Berlin
Deutschland
E-Mail: info@schoen-negotiation.com
Web: ai.schoen-negotiation.com

2. Geltungsbereich und datenschutzrechtliche Rollen
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung der digitalen Dienste, Plattformen und KI-gestützten Funktionen der Schoen Software UG (haftungsbeschränkt), insbesondere für NeGo-iQ® und die unter ai.schoen-negotiation.com bereitgestellten Dienste.
Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer und Organisationen sowie deren autorisierte Nutzer.
Die Schoen Software UG (haftungsbeschränkt) verarbeitet personenbezogene Daten in unterschiedlichen datenschutzrechtlichen Rollen:
a) als Verantwortlicher, insbesondere bei Accountverwaltung, Vertragsabwicklung, Abrechnung, Support, IT-Sicherheit und dem Betrieb der eigenen Plattform;
b) als Auftragsverarbeiter, soweit ein Geschäftskunde über die Dienste personenbezogene Daten Dritter verarbeitet und die Schoen Software UG (haftungsbeschränkt) diese Daten ausschließlich im Auftrag des Kunden verarbeitet. Für diese Verarbeitung gilt ergänzend der Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:
3.1 Registrierung, Account- und Nutzerverwaltung
Wir verarbeiten Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, Rolle und sonstige erforderliche Accountinformationen zur Einrichtung und Verwaltung von Benutzerkonten.
Soweit die betroffene Person selbst Vertragspartner ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Bei Beschäftigten, Ansprechpartnern oder autorisierten Nutzern eines Unternehmenskunden erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der ordnungsgemäßen Durchführung und Verwaltung der Geschäftsbeziehung sowie der Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Dienste.
3.2 Vertragsabwicklung, Abrechnung und gesetzliche Pflichten
Vertrags-, Abrechnungs- und Rechnungsdaten werden verarbeitet, soweit dies zur Durchführung des Vertragsverhältnisses oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.
3.3 Betrieb, Sicherheit und Missbrauchsprävention
Zur Gewährleistung eines sicheren und funktionsfähigen Betriebs können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, technische Geräte- und Browserinformationen, Sessioninformationen, Nutzungsereignisse sowie Sicherheits- und Fehlerprotokolle verarbeitet werden.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere in:
• Sicherstellung der technischen Funktionsfähigkeit,
• IT- und Informationssicherheit,
• Erkennung und Verhinderung von Missbrauch,
• Fehleranalyse,
• Schutz von Benutzerkonten,
• Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge.
3.4 Support und Kommunikation
Bei Support-, Kontakt- und Serviceanfragen verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Kontaktdaten und Inhalte zur Bearbeitung des jeweiligen Anliegens.
Die Verarbeitung erfolgt je nach Anlass auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.
3.5 Produkt- und Qualitätsverbesserung
Kundendaten, Eingaben, Prompts und Outputs werden nicht ohne gesonderte ausdrückliche Vereinbarung zu eigenen Trainingszwecken oder zum Training von KI-Modellen verwendet.
Vollständig anonymisierte oder aggregierte Informationen dürfen zur statistischen Auswertung sowie zur Verbesserung der Dienste verwendet werden, sofern ein Personen- oder Kundenbezug nicht mehr hergestellt werden kann.
3.6 Marketing
Soweit wir elektronische Direktwerbung auf Grundlage einer Einwilligung versenden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Soweit wir Bestandskunden im gesetzlich zulässigen Umfang über eigene ähnliche Leistungen informieren, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Direktwerbung für eigene ähnliche Leistungen. Die Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG bleiben unberührt. Der werblichen Verwendung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprochen werden. 

4. Kategorien verarbeiteter Daten
Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Account- und Stammdaten
• Name
• geschäftliche E-Mail-Adresse
• Unternehmen
• Rolle oder Funktion
• Benutzer- und Accountinformationen
Inhalts- und Nutzungsdaten
• vom Nutzer eingegebene Prompts und Angaben
• Produkt- und Leistungsbeschreibungen
• Material-, Mengen-, Produktions- und Logistikangaben
• Unternehmens-, Lieferanten- oder Kundennamen
• Kalkulations- und Analyseparameter
• vom System generierte Analysen und Outputs
• Nutzungsverlauf und Coin-/Kontingentinformationen
Technische Daten
• IP-Adresse
• Zeitstempel
• Browser- und Geräteinformationen
• Sessioninformationen
• Sicherheits- und Fehlerprotokolle
• technische Nutzungsmetadaten
Vertrags- und Abrechnungsdaten
• Firma und Rechnungsanschrift
• Vertragsdaten
• Kontingente
• Rechnungsinformationen
• Zahlungsstatus
Kommunikationsdaten
• Supportanfragen
• E-Mail-Kommunikation
• sonstige geschäftliche Korrespondenz

5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Die Dienste sind nicht für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, insbesondere Gesundheitsdaten, biometrische Daten oder vergleichbare besonders sensible personenbezogene Daten, vorgesehen.
Die Eingabe solcher Daten ist nicht zulässig, sofern nicht zuvor eine gesonderte Vereinbarung getroffen und die erforderlichen datenschutzrechtlichen und technischen Schutzmaßnahmen festgelegt wurden. 

6. Herkunft der Daten
Personenbezogene Daten erhalten wir insbesondere:
• direkt von Nutzern,
• vom jeweiligen Geschäftskunden beziehungsweise Arbeitgeber oder Auftraggeber,
• automatisch bei Nutzung unserer Systeme,
• aus geschäftlicher Kommunikation und Vertragsabwicklung.
Soweit Kunden personenbezogene Daten Dritter über die Dienste verarbeiten, ist der jeweilige Kunde für die Rechtmäßigkeit der Bereitstellung und Verarbeitung dieser Daten verantwortlich.

7. Empfänger und Dienstleister
Personenbezogene Daten erhalten innerhalb der Schoen Software UG (haftungsbeschränkt) ausschließlich Personen, die diese für die jeweilige Aufgabe benötigen.
Zur technischen Leistungserbringung können externe Dienstleister eingesetzt werden.
Hierzu gehören derzeit insbesondere:
• Hetzner Online GmbH für Hosting und technische Infrastruktur;
• OpenAI Ireland Limited / OpenAI, L.L.C., soweit OpenAI-Dienste für die konkret verwendete Funktion eingesetzt werden;
• Google Ireland Limited / Google LLC, soweit Google-KI-Dienste für die konkret verwendete Funktion eingesetzt werden.
• Anthropic Ireland Limited / Anthropic, PBC, soweit Anthropic-Dienste, insbesondere Claude, für die konkret verwendete Funktion eingesetzt werden. 
Weitere technische Dienstleister werden nur eingesetzt, soweit dies für Betrieb, Sicherheit oder Leistungserbringung erforderlich ist und die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden sie nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO eingebunden.
Eine aktuelle Übersicht eingesetzter Auftragsverarbeiter und Subprozessoren wird über die Plattform beziehungsweise auf Anfrage bereitgestellt.

8. Drittlandübermittlungen
Bei der Nutzung internationaler Cloud- oder KI-Dienstleister kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden.
Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO.
Je nach Empfänger kann die Übermittlung insbesondere auf Grundlage:
• eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission,
• geeigneter Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln,
• oder eines sonstigen gesetzlich zulässigen Übermittlungsmechanismus
erfolgen.
Soweit erforderlich, werden ergänzende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen berücksichtigt. Informationen zu den jeweils eingesetzten Garantien sowie eine Kopie der einschlägigen EU-Standardvertragsklauseln können unter info@schoen-negotiation.com angefordert werden. 

9. Speicherung und Löschung
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche beziehungsweise vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Accountdaten
Account- und Nutzerinformationen werden grundsätzlich für die Dauer des aktiven Vertrags- beziehungsweise Nutzungsverhältnisses verarbeitet.
Nach Beendigung werden nicht mehr erforderliche Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
Eingaben, Analysen und Outputs
Soweit die Plattform eine Verlaufs- oder Wiederaufruffunktion bereitstellt, können Eingaben und erzeugte Ergebnisse während des aktiven Kundenkontos gespeichert und erneut aufgerufen werden.
Bei einer Verarbeitung im Auftrag richten sich Rückgabe und Löschung nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag und den Weisungen des Kunden.
Technische Protokoll- und Sicherheitsdaten
Technische Protokoll-, Sicherheits- und Fehlerdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit, Missbrauchserkennung, Fehleranalyse und gegebenenfalls Abrechnung erforderlich ist.
Steuer- und Geschäftsunterlagen
Gesetzlich aufbewahrungspflichtige Unterlagen werden für die jeweils geltenden gesetzlichen Fristen gespeichert. Je nach Art der Unterlage können insbesondere Aufbewahrungsfristen von sechs, acht oder zehn Jahren gelten.
Backups
Daten in Sicherungskopien werden im Rahmen der vorgesehenen Backup- und Überschreibungszyklen gelöscht beziehungsweise überschrieben, soweit keine gesetzlichen Verpflichtungen entgegenstehen.

10. Cookies und vergleichbare Technologien
Für technisch notwendige Cookies, Sessioninformationen oder vergleichbare Speicher- und Zugriffsvorgänge, die erforderlich sind, um einen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen, ist eine Einwilligung nach § 25 Abs. 2 TDDDG nicht erforderlich.
Soweit hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies je nach Zweck insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.
Nicht notwendige Analyse-, Marketing- oder vergleichbare Technologien werden nur eingesetzt, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und insbesondere eine erforderliche Einwilligung erteilt wurde.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

11. KI-gestützte Verarbeitung
Die Plattform verwendet automatisierte und KI-gestützte Verfahren zur Erstellung von Analysen, Berechnungen, Strukturierungen, Argumentationshilfen und anderen Outputs.
Je nach verwendeter Funktion können hierfür Eingaben an eingesetzte KI-Dienstleister übermittelt und dort technisch verarbeitet werden.
Kundendaten und personenbezogene Inhalte werden ohne gesonderte ausdrückliche Vereinbarung nicht zum Training eigener oder fremder KI-Modelle verwendet.
KI-generierte Outputs können Fehler, Ungenauigkeiten oder unvollständige Informationen enthalten. Die fachliche Prüfung und Entscheidung über die Verwendung der Ergebnisse erfolgt durch den Nutzer beziehungsweise den jeweiligen Geschäftskunden.
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die durch die Schoen Software UG (haftungsbeschränkt) gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfaltet oder diese in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt, findet im Rahmen der Plattformnutzung nicht statt.

12. Datensicherheit
Wir treffen unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten sowie Art, Umfang, Umständen und Zwecken der Verarbeitung angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.
Die Maßnahmen werden risikoorientiert überprüft und bei Bedarf angepasst.
Soweit eine Auftragsverarbeitung vorliegt, ergeben sich weitere Einzelheiten aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag und den dort beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen.

13. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
• Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO.
Anfragen können gerichtet werden an:
info@schoen-negotiation.com

14. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben betroffene Personen das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Werden personenbezogene Daten für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, kann der Verarbeitung zu diesem Zweck jederzeit widersprochen werden. Die Daten werden anschließend nicht mehr für Direktwerbung verwendet.

Der Widerspruch kann insbesondere an info@schoen-negotiation.com gerichtet werden.

15. Widerruf von Einwilligungen
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

16. Beschwerderecht
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Für die Schoen Software UG (haftungsbeschränkt) ist insbesondere zuständig:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin

17. Erforderlichkeit der Bereitstellung
Bestimmte personenbezogene Daten sind erforderlich, um ein Benutzerkonto einzurichten, die vereinbarten Dienste bereitzustellen oder gesetzliche und vertragliche Pflichten zu erfüllen.
Ohne diese Daten können einzelne Leistungen gegebenenfalls nicht bereitgestellt werden.
Nicht erforderliche Angaben werden soweit möglich als freiwillig behandelt.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, technische Verfahren oder unsere Leistungen ändern.
Maßgeblich ist die jeweils auf der Plattform veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: 09.08.2026